Controllo di gestione: i 7 punti per guidare l'azienda grazie alla contabilità

By 26 October 2018 Crescita aziendale

Come fare per creare valore aggiunto con la contabilità? Prima di tutto è importante che questa venga trasformata in un sistema di controllo di gestione

Con questo termine si intende un processo volto a definire degli obiettivi misurabili e a misurare quanto la realtà sia (o meno) diversa dagli obiettivi stabiliti.

In questo modo la direzione dell'azienda potrà tenere sotto controllo i costi, valutare i risultati dei collaboratori e accorgersi per tempo di problemi, criticità o nuove opportunità da cogliere.

Il controllo di gestione è fondamentale in tutte le fasi di vita dell'azienda; tuttavia esso assume ancor più rilevanza durante quei periodi di consolidamento o stagnazione in cui è imperativo mettere in pratica delle azioni che consentano di iniziare (o tornare) a crescere.

Per un controllo di gestione efficace, i punti da tenere a mente sono almeno sette:

  • la mappatura di costi e ricavi delle principali linee di business dell'azienda;
  • l'introduzione della contabilità analitica o industriale;
  • l'adozione di adeguati processi di controllo di gestione e reportistica;
  • il supporto a tali processi con un software gestionale appropriato;
  • l'elaborazione di report mensili, trimestrali e annuali secondo le necessità della direzione e del consiglio di amministrazione;
  • l'allestimento di un processo di budget annuale / trimestrale che serva da supporto al controllo e gestione;
  • la definizione di indicatori chiave che permettano di monitorare l'andamento dell'azienda (KPI).

Andiamo ad analizzare più nel dettaglio alcuni di questi punti.

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L’importanza della contabilità analitica

La prima regola del management è "Quello che non è misurato non può essere gestito". Per questo motivo, per avere un controllo di gestione efficace bisogna introdurre la contabilità analitica, uno strumento che aggrega i costi e i ricavi per ogni singolo processo produttivo di una PMI.

In questo modo diventa possibile valutare i risultati della gestione operativa di ogni singolo manager e confrontarla con processi aziendali simili per verificare la possibilità di un miglioramento. La mappatura dei costi e dei profitti consente anche di individuare possibili sprechi e di tagliare quei processi interni che non portano nessun contributo utile al business dell'impresa.

Essere informati tramite i report aziendali

A tal scopo, essere informati è tutto. Per questo è necessario strutturare un buon sistema di trasmissione delle informazioni dal management al consiglio di amministrazione e alla direzione generale.

Lo strumento per raggiungere lo scopo sono i report aziendali a scadenza fissa, da cui risulta come stanno andando costi, ricavi e altri indici. Sarà così possibile fare eventuali integrazioni di risorse aumentando i budget in corso di esercizio e apportare le necessarie correzioni strategiche.

In particolare, i report aziendali possono essere:

  • mensili: sono particolarmente utili per la direzione operativa, in quanto consentono di controllare come il management sta conducendo gli affari;
  • trimestrali o annuali: servono invece al consiglio di amministrazione per verificare la validità delle strategie impostate ed eventualmente correggerle.

Gestire una PMI tramite i budget

Conoscere i costi e i ricavi non è di per sé sufficiente a governare un’azienda. Bisogna anche fissare gli obiettivi e attribuire a ogni unità organizzativa le risorse necessarie per raggiungerli. Questo avviene attraverso lo strumento dei budget, che si compongono di due parti:

  • la parte operativa, il cui focus è sulla struttura costi /ricavi attesa nel periodo considerato;
  • la parte finanziaria, che stabilisce i flussi finanziari e di cassa necessari per il raggiungimento degli obiettivi.

I budget sono stabiliti dal consiglio di amministrazione in base agli obiettivi strategici che ha deciso di perseguire e possono essere annuali o pluriennali.

Monitorare i processi con i KPI

I KPI (key perfomance indicator), traducibili in italiano come indicatori chiave di prestazione, servono a monitorare un processo aziendale misurandone una serie di fattori chiave, ad esempio:

  • l’output produttivo di un processo (quanti pezzi produce un impianto all’ora);
  • la generazione di nuove offerte;
  • la conversione dei clienti;
  • il margine lordo per offerta.

A questi, si sommano altri fattori che devono essere stabiliti di volta in volta per singola azienda o processo.

I KPI non sono sempre utilizzabili ed è bene prevederne un margine di errore; tuttavia, se usati nel modo giusto, consentono alla direzione un livello di misurazione e controllo dei processi interni molto preciso.

Il ruolo fondamentale del digitale

Il sistema di controllo di gestione di una PMI non può prescindere dall’adozione di adeguati strumenti e supporti informatici. Al giorno d’oggi sono disponibili sul mercato numerosi software che integrano contabilità, reportistica, budget e KPI in un unico prodotto.

Il vantaggio è l’alto livello di integrazione tra vertici e manager che si viene a creare grazie alla condivisione veloce delle informazioni, con evidenti miglioramenti in termini di flessibilità, velocità d’azione e semplificazione della gestione aziendale.

 

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