Il controllo di gestione è una funzione di fondamentale importanza all'interno dell'azienda. Il suo compito è quello di pianificare, monitorare, valutare e comunicare le prestazioni operative e finanziare di un'organizzazione.
Il controllo di gestione per il successo e la sostenibilità dell'azienda nel lungo termine
Definire obiettivi misurabili, misurare in maniera costante quanto la realtà sia diversa rispetto agli obiettivi stabiliti, interpretare in maniera critica gli eventuali scostamenti e comunicare il tutto agli organi preposti: con queste "semplici" attività ogni imprenditore può dirsi effettivamente al timone della propria azienda in modalità data-driven, ovvero con una gestione aziendale basata su numeri e dati oggettivi, non su sensazioni personali.
Ma come si imposta un controllo di gestione davvero efficace? I punti da tenere a mente sono almeno sette:
- la mappatura di costi e ricavi delle principali linee di business dell'azienda;
- l'introduzione della contabilità analitica o industriale;
- l'adozione di adeguati processi di controllo di gestione e reportistica;
- il supporto a tali processi con un software gestionale appropriato;
- l'elaborazione di report mensili, trimestrali e annuali secondo le necessità della direzione e del CdA;
- l'allestimento di un processo di budget trimestrale/annuale a supporto del controllo e gestione;
- la definizione di indicatori chiave che permettano di monitorare l'andamento dell'azienda (KPI).
Andiamo ad analizzare più nel dettaglio alcuni di questi punti.
L'importanza della contabilità analitica
"Ciò che non può essere misurato, non può essere gestito". Per questo motivo, per avere un controllo di gestione efficace bisogna introdurre la contabilità analitica, uno strumento che aggrega i costi e i ricavi per ogni singolo processo produttivo di una PMI.
In questo modo diventa possibile valutare i risultati della gestione operativa di ogni singolo manager e confrontarla con processi aziendali simili per verificare la possibilità di un miglioramento. La mappatura dei costi e dei profitti consente anche di individuare possibili sprechi e di tagliare quei processi interni che non portano nessun contributo utile al business dell'impresa.
I report aziendali: mensili, trimestrali, annuali
Essere informati è tutto. Per questo è necessario strutturare un buon sistema di trasmissione delle informazioni, dal management alla Direzione Generale ed al Consiglio d'Amministrazione.
Lo strumento per raggiungere lo scopo sono i report aziendali a scadenza fissa, da cui risulta come stanno andando costi, ricavi e altri indici. Sarà così possibile fare eventuali integrazioni di risorse aumentando i budget in corso di esercizio e apportare le necessarie correzioni strategiche. I report aziendali possono essere:
- mensili: sono particolarmente utili per la direzione operativa, in quanto consentono di controllare come il management sta conducendo gli affari;
- trimestrali o annuali: servono invece al consiglio di amministrazione per verificare la validità delle strategie impostate ed eventualmente correggerle.
Il budget
Conoscere i costi e i ricavi non è di per sé sufficiente a governare un’azienda. Bisogna anche fissare gli obiettivi e attribuire a ogni unità organizzativa le risorse necessarie per raggiungerli. Questo avviene attraverso lo strumento del budget, composto da due parti:
- la parte operativa, il cui focus è sulla struttura costi /ricavi attesa nel periodo considerato;
- la parte finanziaria, che stabilisce i flussi finanziari e di cassa necessari per il raggiungimento degli obiettivi.
I budget sono stabiliti dal consiglio di amministrazione in base agli obiettivi strategici che ha deciso di perseguire e possono essere annuali o pluriennali.
I KPI (Key Performance Indicator)
Gli indicatori chiave di prestazione, servono a monitorare un processo aziendale misurandone una serie di fattori chiave, ad esempio:
- l’output produttivo di un processo (quanti pezzi produce un impianto all’ora);
- la generazione di nuove offerte;
- la conversione dei clienti;
- il margine lordo per offerta.
A questi, si sommano altri fattori che devono essere stabiliti di volta in volta per singola azienda o processo.
I KPI non sono sempre utilizzabili ed è bene prevederne un margine di errore. Tuttavia, se usati nel modo giusto, consentono alla direzione un livello di misurazione e controllo dei processi interni molto preciso.
La trasformazione digitale
Un efficace sistema di controllo di gestione non può prescindere dall'adozione di adeguati strumenti e supporti informatici. Sul mercato esistono numerose soluzioni software che integrano contabilità, reportistica, budget e KPI in un'unica soluzione completa e all'avanguardia. Il punto è selezionare la migliore rispetto alle esigenze specifiche della propria PMI.
Il vantaggio è l’alto livello di integrazione tra vertici e manager che si viene a creare grazie alla condivisione veloce delle informazioni, con evidenti miglioramenti in termini di flessibilità, velocità d’azione e semplificazione della gestione aziendale.
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