Per qualunque azienda affrontare un processo di digitalizzazione è un compito tanto essenziale quanto delicato. È infatti un’operazione indispensabile per poter rimanere al passo con i tempi e allinearsi alle esigenze del mercato, e proprio per questo non va sottovalutata.
Come verrà descritto sotto, l’introduzione di un nuovo software gestionale ha giocato un ruolo fondamentale. Implementare tecnologie di questo tipo può sembrare semplice, ma richiede uno sforzo collettivo da parte di tutti gli addetti ai lavori e, soprattutto, una visione d’insieme.
I tre ambiti della digitalizzazione aziendale
La digitalizzazione di una PMI (così come di qualsiasi altra azienda) va portata avanti lavorando in maniera coordinata su tre ambiti:
- Tecnologie digitali
- Team
- Processi aziendali
Inserire un nuovo software gestionale senza modificare i processi, anche quelli più consolidati, e senza coinvolgere direttamente coloro che dovranno utilizzarli significa addentrarsi in un progetto potenzialmente fallimentare e che facilmente comporterà uno spreco di tempo e di risorse. È invece cruciale pianificare ogni passaggio per poter raggiungere gli obiettivi prefissati e farlo in tempi ragionevoli.
Digitalizzazione di una PMI: come introdurre un software gestionale
Quali sono gli step da seguire per un processo di digitalizzazione efficace che includa l’implementazione di un nuovo gestionale?
Capiamolo insieme partendo da quelli che abbiamo seguito lavorando con un nostro cliente, Camillo Vismara SA, azienda attiva dal 1959 sul territorio ticinese. L’esigenza in questo caso era di intraprendere un progetto di rinnovamento, al fine di modernizzare e digitalizzare la gestione operativa aziendale.
Ecco come lo abbiamo affrontato.
- Allineamento degli stakeholder: quando si intraprende un percorso di digitalizzazione, tutti i soggetti interessati, a partire dal CdA aziendale, devono avere ben chiari gli obiettivi e le aspettative, i tempi di realizzazione e i budget necessari.
- Selezione e valutazione delle piattaforme: una volta stabilito il campo d’azione si procede all’analisi di ciò che offre il mercato e alla scelta degli strumenti più in linea con gli obiettivi prefissati.
- Valutazione della maturità aziendale: serve a capire a quale punto della propria storia e del proprio sviluppo digitale si trovino l’azienda e i suoi dipendenti.
- Mappatura dei processi: è essenziale avere un quadro completo di tutte le procedure in atto all’interno dell’azienda per procedere con la loro digitalizzazione.
- Mappatura dei KPI: è necessario avere sotto controllo gli indicatori più rilevanti per il business, al fine di valutarne l’andamento man mano che le novità vengono introdotte.
- Architettura della contabilità analitica: per controllare e contenere i costi è importante progettare una struttura che permetta di registrarli, classificarli e analizzarli in maniera dettagliata ed efficace.
- Pianificazione delle fasi di sviluppo e test: i nuovi software, naturalmente, richiedono dei periodi di sviluppo e di rodaggio che devono essere pianificati in anticipo. Così facendo sarà possibile sfruttare al massimo la fase di test, senza dilazionarla eccessivamente.
- Allineamento del team sui prototipi: quando ci si trova nella fase di sviluppo è fondamentale sottoporre in maniera tempestiva i prototipi al team affinché possano valutarli e contribuire in tempi rapidi al loro miglioramento.
- Coordinamento delle fasi di sviluppo e rilascio delle soluzioni: in questo frangente bisogna avere dei punti di riferimento che coordinino tutti gli step e che si occupino della formazione del team, in modo tale che il personale coinvolto e gli strumenti tecnologici seguano un percorso di sviluppo parallelo.
Una volta stabiliti i passi da compiere, il processo di digitalizzazione potrà procedere in maniera più lineare e risulterà senz’altro in discesa. Tuttavia, per un lavoro che garantisca pieni risultati, è bene non tralasciare altri importanti accorgimenti.
Cosa tenere a mente durante la digitalizzazione di una PMI
Un consiglio utile è quello di evitare il sovraccarico di richieste nei confronti del nuovo software gestionale: la cosa migliore è cominciare con i dati essenziali e aggiungere i dettagli di volta in volta, per uno sviluppo più graduale ma allo stesso tempo più efficace.
Per quanto concerne le prassi aziendali, invece, va ricordato che è sempre meglio modificare i processi per adattarli ai nuovi strumenti, e non viceversa. Il piano di digitalizzazione può infatti essere sfruttato per snellire e rielaborare le abitudini più consolidate, approfittando dell’occasione per svincolarsi da modelli di lavoro complicati e spesso superati. Infine può essere utile allestire un comitato di progetto con gli stakeholders più importanti, per monitorare insieme a loro l’avanzamento dei lavori.
Insomma, digitalizzare la propria azienda è fondamentale per la sua crescita, ma questa attività non può essere mai frutto di improvvisazione: richiede pianificazione, lavoro di squadra e competenze. Solo così sarà possibile fare un salto di qualità rilevante e duraturo.
